Sociedad

¿Es necesaria la gestión documental?

La tecnología ha invadido la vida cotidiana de tal manera que, hoy en día, los documentos pueden ser organizados de una manera más rápida y cómoda.

En el caso del gestor documental o también conocido como ECM (Enterprise Content Management) es un software que facilitará la organización de la gestión de documentos dentro de la empresa. Debido al auge de la tecnología, las compañías deben renovarse y adaptarse a este nuevo método para que generen cambios positivos dentro de la empresa.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

La gestión documental es un método que se ha creado para administrar, controlar y almacenar los documentos necesarios de cualquier organización o empresa en una forma más innovadora. Es un sistema digital que tiene una localización centralizada con información a la que tanto los empleados como los directivos pueden acceder de una manera sencilla y, que guarda una estructura lógica para su almacenamiento y utilización.

El principal objetivo del sistema de gestión documental de https://gestor-documental.es es la necesidad de organizar los documentos para que la empresa sea más eficiente en el momento de buscar, almacenar o generar alguna información o contenido. En otras palabras, el propósito es ayudar a las empresas que puedan deshacerse del uso del papel, gestionar a través de este nuevo sistema y así lograr tener mayor rapidez y eficiencia.

Cuando se utiliza una gestión documental, se tiene la posibilidad de trabajar con un sistema que garantice las actividades de creación, acceso y almacenamiento de contenidos, colaboración entre equipos, generación de flujos de control, agilización de la búsqueda de documentos, entre otras ventajas.

Gestión documental: la clave de la eficiencia

Puesto que las empresas, en la actualidad, generan una gran cantidad de información, información que en un 60% resulta obsoleta al poco tiempo y un 85% no se vuelve a utilizar, el sistema de gestión documental se ha convertido en la pieza clave más importante para toda empresa.

En primer lugar, porque a medida que van creciendo las organizaciones, los antiguos sistemas de gestión documental se vuelven arcaicos, y provocan carencias de información. Por lo tanto, aplicar la nueva gestión documental es una manera de asegurar que la empresa se vea beneficiada en favor de la productividad y la organización eficiente.

El control y la organización es una cuestión que se debe considerar y a la que se le debe prestar atención porque es la memoria de la empresa. Es decir, es el resguardo de todos los documentos, archivos, información importante. Esto se debe realizar a tiempo para evitar posibles retrasos u ocasionar conflictos con las tomas de decisiones. Con el uso de la gestión documental se puede tener disponible archivos organizados y duraderos.

¿Cuáles son los beneficios de gestión documental?

Como se ha dicho anteriormente, la implementación de un sistema de gestión documental le proporcionará a la empresa una mayor eficiencia y rapidez, pero también se pueden obtener otras ventajas y beneficios de este método, teniendo en cuenta que el objetivo principal de una empresa en la actualidad es contar con un sistema digitalizado que le permita mejorar sustancialmente el manejo de las operaciones de documentos con versatilidad, seguridad y con acceso las 24 horas.

Muchas de las empresas prefieren el sistema de gestión, ya que permite la optimización eficiente de los procesos de documentos, ofimática, impresiones, etc, en la búsqueda de la competitividad dentro del mercado. Este les proporciona los siguientes beneficios:

  • Seguridad: toda la información será resguardada y almacenada en la nube, y su acceso será limitado solamente a los usuarios autorizados.
  • Ahorro: se evita el consumo de papeles e impresiones innecesarias.
  • Disponibilidad: la información puede ser revisada las 24 horas del día, los 7 días de la semana, cada vez que sea necesaria. Esta tendrá conexión a Internet y permitirá acceder a todos los documentos que requieras desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
  • Control: con este sistema se puede llevar una revisión para medir y controlar el consumo de recursos de papelería.
  • Reducción de costes: no es necesario la compra de estanterías, espacios físicos destinados para tal fin, sino que el almacenamiento de los documentos o información será almacenada en un servidor.

En la era de la información, estar actualizado con las mejores herramientas tecnológicas para el manejo adecuado de la documentación puede marcar la diferencia entre una gestión eficiente y la pérdida de oportunidades de negocios y de dinero.

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